How to Call In Sick in German: Krankmeldung Phrases

Calling in sick is stressful. In German, the challenge is knowing how direct to be. Your manager needs to know that you cannot work, when you will update them, and whether an urgent task needs a handover—not a symptom list.

A Krankmeldung is your notification that you are unfit for work. An Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) is medical certification. Follow your employer’s reporting process and ask if you are unsure what is required.

The simplest way to call in sick in German

A reliable opening is:

Guten Morgen, hier ist [Name]. Ich bin heute leider krank und kann nicht arbeiten.

“Good morning, this is [name]. Unfortunately, I am ill today and cannot work.”

Then add what you currently know:

Voraussichtlich falle ich bis Mittwoch aus. Ich melde mich morgen noch einmal mit einem Update.

“I expect to be off until Wednesday. I will get in touch again tomorrow with an update.”

If you do not know how long you will be away, say exactly that:

Ich kann noch nicht sagen, wie lange ich ausfalle. Ich gebe Ihnen Bescheid, sobald ich mehr weiß.

“I cannot yet say how long I will be off. I will let you know as soon as I know more.”

Do not promise that you will return tomorrow if you genuinely do not know.

A realistic Krankmeldung conversation flow

When you call in sick in German, the conversation may follow this structure:

Identify yourself and say that you cannot work.
Give the likely duration, or say when you will provide an update.
Confirm whether you need to contact anyone else or follow a company process.
Mention only essential handover information.
End by repeating the next update or expected return date.

Contact the person or channel specified by your workplace. Deadlines, certification, and notification procedures can depend on your employment situation and employer policy; this language guide is not legal advice.

Krankmeldung German phrases by situation

German	English	Use
Ich bin heute krank.	I am ill today.	Basic notification
Ich bin heute nicht arbeitsfähig.	I am not fit to work today.	Clear, formal statement
Ich kann heute nicht zur Arbeit kommen.	I cannot come to work today.	On-site work
Ich kann heute nicht arbeiten, auch nicht von zu Hause.	I cannot work today, including from home.	Clarify remote work
Ich falle voraussichtlich bis Freitag aus.	I expect to be off until Friday.	Estimated duration
Ich gehe heute zum Arzt.	I am going to the doctor today.	Relevant next step
Ich melde mich morgen mit einem Update.	I will update you tomorrow.	Duration uncertain
Wen soll ich noch informieren?	Who else should I inform?	Check the process
Soll ich die Krankmeldung auch per E-Mail schicken?	Should I also send the notification by email?	Confirm the channel
Die Übergabe für das dringende Thema liegt im Teamordner.	The handover for the urgent topic is in the team folder.	Essential continuity

In Germany, sich krankmelden is the everyday verb:

Ich muss mich für heute krankmelden.

“I need to call in sick for today.” It does not literally require a phone call; your employer may use email, chat, an HR system, or another process.

Complete mini-roleplay: calling your manager

Manager: Guten Morgen, Frau Evans.
You: Guten Morgen, Herr Becker. Ich muss mich leider krankmelden. Ich bin heute nicht arbeitsfähig.
Manager: Oh, gute Besserung. Wissen Sie schon, wie lange Sie ausfallen?
You: Noch nicht genau. Ich habe heute einen Arzttermin und gebe Ihnen danach Bescheid.
Manager: In Ordnung. Können Sie bitte auch das HR-Team informieren?
You: Ja, mache ich. Soll ich die Krankmeldung per E-Mail schicken oder im HR-System eintragen?
Manager: Bitte tragen Sie sie im System ein.
You: Alles klar. Noch eine kurze Information: Die Unterlagen für den Kundentermin liegen im Projektordner. Sam kennt den aktuellen Stand.
Manager: Danke. Kümmern Sie sich jetzt erst einmal um sich.
You: Danke. Ich melde mich nach dem Arzttermin noch einmal. Auf Wiederhören.

The employee gives a clear status, does not overshare medical details, checks the internal process, and limits the handover to one urgent item.

Sick leave message templates

Use the channel your employer expects. Keep the message easy to scan.

Short message to a manager

Guten Morgen [Name],
ich bin heute leider krank und nicht arbeitsfähig. Voraussichtlich falle ich heute und morgen aus. Ich melde mich morgen mit einem Update.
Viele Grüße
[Name]

Message when the duration is unclear

Guten Morgen [Name],
ich muss mich für heute krankmelden. Wie lange ich ausfalle, kann ich noch nicht sagen. Ich lasse das heute ärztlich abklären und gebe Ihnen Bescheid, sobald ich mehr weiß.
Viele Grüße
[Name]

Bis einschließlich Donnerstag means that Thursday is included. This is clearer than bis Donnerstag, which people may interpret differently.

If your manager asks follow-up questions

You can answer practical questions without giving a full medical history:

Ich bin voraussichtlich bis einschließlich Montag nicht arbeitsfähig. — I expect to be unfit for work through Monday.
Das kann ich im Moment noch nicht einschätzen. — I cannot assess that yet.
Ich gebe Ihnen nach dem Termin ein Update. — I will give you an update after the appointment.
Ich bin heute nicht erreichbar und muss mich ausruhen. — I am not available today and need to rest.
Über meine Diagnose möchte ich nicht ins Detail gehen. — I would prefer not to go into detail about my diagnosis.
Für organisatorische Fragen können Sie mir bitte eine kurze Nachricht schicken. — For organisational questions, please send me a short message.

Recovery phrases for a stressful call

If you feel ill, even easy German can disappear. These phrases buy time:

Entschuldigung, könnten Sie die Frage bitte wiederholen? — Sorry, could you repeat the question?
Einen Moment, ich muss kurz nachsehen. — One moment, I need to check.
Habe ich richtig verstanden, dass ich HR zusätzlich informieren soll? — Have I understood correctly that I should also inform HR?
Könnten Sie mir das bitte kurz per Nachricht schicken? — Could you send that to me in a short message?
Ich kann gerade noch keine genaue Antwort geben. — I cannot give an exact answer right now.

Common mistakes to avoid

Saying only Ich komme nicht

“I am not coming” sounds incomplete and may suggest a transport or scheduling issue. Say Ich bin krank und kann heute nicht arbeiten.

Offering to work from home automatically

Being too sick for the office does not necessarily mean you should work remotely. If you are not fit to work, state that clearly rather than creating ambiguity.

Sharing too much information

A long symptom list can distract from the notification. Give the practical work status first. Share medical information only when you choose to or when specific professional advice tells you it is necessary.

Forgetting the next update

If the duration is unknown, say when you will contact the manager again. Ich melde mich morgen Vormittag gives both sides a clear expectation.

Using Urlaub for sick leave

Urlaub means holiday or vacation. Use krank, arbeitsunfähig, or Krankmeldung for illness-related absence.

Practise before you need the words

Record yourself saying a 20-second notification with your name, work status, expected duration, and next update. Then rehearse three complications: your manager asks whether you can work from home, you do not yet know the duration, and you need to explain where an urgent file is.

Practice with Leni

Practice calling in sick with Leni in a realistic manager conversation. Start with:

Please roleplay my German manager. I need to call in sick, I do not know how long I will be away, and I need to ask about the company reporting process. Ask natural follow-up questions.

Leni can switch between a formal Sie workplace and an informal du team and help you make your message clear without oversharing.